jueves, 23 de septiembre de 2010

DOCUMENTO


DOCUMENTO

QUE SE ENTIENDE POR UN DOCUMENTO
actualmente se entiende por documento a cualquiermateria que de una u otra forma contiene informacion y es capaz de proporcionarla.
en este sentido un fosil en un documento para antroplogos o un monumento antiguo para los arqueologos


TIPOS DE DOCUMENTOS

A) LOS DOCUMENTOS IMPRESOS
B) LOS DOCUMENTOS AUDIO GRABADOS
C ) LOS DOCUMENTOS VIDEO GRABADOS
D) LOS DOCUMENTOS FILIMICOS
C) LOS DOCUMENTOS DIGITAL IZADOS

DOCUMENTOS IMPRESOS
TIPOS DE DOCUMENTOS IMPRESOS
CORRESPONDENCIA INTERNA:
los asuntos internos de una empresa transmiten por medio de memorandos, oficios, notas internas, deben ser archivadas como corresponde
ncia interna
CORRESPONDENCIA EXTERNA:
esta constituida por aquella correspondencia que se re
cibe en pagares, estados de cuentas contratos, licencias, solicitudes en general
DOCUMENTOS DE ENLACE:
creados para transmitir datos e información entre una y otra dependencia de la entidad como catálogos, certificados
DOCUMENTOS DE POSICIÓN:
deben ser conservados largo tiempo como decreto, info
rmes, oficios
DOCUMENTOS CONFIDENCIALES:
son aquellos que en razón de su contenido requieren ser archivados en forma independiente en caja fuertes o cajillas de seguridad bancaria

GESTIÓN DE DOCUMEN TOS ARCHIVISTICA


  • REGISTRO/ANOTACIÓN: es el primer contacto que tiene la empresa con su cliente o un cliente existente
  • CLASIFICACIÓN/ORDENACIÓN: la infor
mación es debidamente identificada y a su vez se establece el recorrido interno dentro de la empresa
  • CODIFICACIÓN/DENOMINACIÓN: se trata de asignar un nombre y numero a cada numero para archivar
  • TRATAMIENTO/MANIPULACIÓN: es el manejo administrativo del documento, teniendo como base su denominación
  • CALCULO/ESTADÍSTICA: el documento
es sometido a operaciones aritméticas con lo cual se cierra así la información del documento
  • ARCHIVO/CUSTODIA: el documentos es debida
mente archivado de tal manera que sea fácil y sencillo poder consultarlo

LOS ARCHIVOS
COMO SE ORGANIZA EL ARCHIVO
A) CRITERIO 1: POR EL GRADO DE UTILIZACI
ÓN
  • ACTIVOS: cuando los documentos son utilizados
frecuentemente
  • SEMIACTIVOS: sus documentos proceden de los
archivos activos reflejan operaciones recientes pero se consultan esporadicamente
  • PASIVOS: sus documentos proceden del archivo semiactivo muy rara vez son solicitados pero deben conservarse
B) CRITERIO 2: POR EL GRADO DE AUTONOMIA
  • CENTRALIZADOS: es el archivo donde van a converger documentos de todos los departamentos de la empresa, divisiones y secciones de la empresa
  • DESCENTRALIZADO: cada departamento, división y sección de la empresa tiene su propio archivo.
PROCESO DE UN DOCUMENTO


SE REALIZA UNA TRANSACCIÓN

FACTURA
se elabora la factura o documento de transacción

CARPETA DE LAS FACTURAS
el documento se coloca en la carpeta correspondiente

MUEBLE ARCHIVADOR
la carpeta se introduce en la parte del cajón
del archivador
LAS CARPETAS

  1. CARPETAS SIMPLE: es el tipo de carpeta mas
utilizada, donde se guarda en forma ordenada la correspondencia

2. CARPETAS COLGANTES: tienen un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre las guías
3.CARPETAS DE FUELLE: se utilizan para guardar documentos y papeles en orden alfabético o numérico
4. CARPETAS ARCHIVADORAS A-Z : son carpetas d
e pastas hechas de material bastante grueso, dispone de dos fuertes ganchos
5) CARPETAS ARCHIVADOR CON ANILLOS: carpe
tas con los anillos la cual se usan para archivar documentos una vez perforados

ELEMENTOS A TENER EN CUENTA EN CARPETAS Y ARCHIVADORES
1. LEGAJO O CARPETA INTERNA: son dos carpetas de cartulinas o carton que se utiliza para guardar documentos

2. EL MARBETE: pedazo de pael que identifica el contenido de la carpeta se coloca en la pestaña o lengueta de la carpeta
3. EL INDICE: etiqueta que identifica el contenido de la gabeta se coloca en el portaindice
MARTHA DEL VALLE
OCTAVO VELANDIA

4. LA GUIA: señala las divisiones del archivador, puede ser alfabetica, numerica o cronologica
MOBILIARIO DE ARCHIVO
1. ARCHIVO ACTIVO: son los documentos que se utiliza mas frecuente
a) bandeja de sobremesa
b) bandeja miviles
2.ARCHIVOS SEMIACTIVOS: lo comforman todos los documentos de operaciones recientes su consulta es muy esporadica
a) archivadores
b) carritos para bandeja moviles

3. ARCHIVO PASIVO: en el se almacenan todos los documentos que rara vez van a ser utilizados
a) estanterias
b)armario con carpetas suspendidas
c) armario sobre rieles

OTROS DISPOSITIVOS PARA ARCHIVAR
1. KARDEK: Es un mobiliario, para un tipo de archivo que permite obtener cualquier clase de informacion, de una manera facil y flexible
2. FICHEROS: mueble que contiene fichas, las cuales son pedazos de cartulina op papel fuerte

3. TARJETEROS: es la caja donde se guardan las tarjetas que sirven de guia para localizar documentos archivados
OTROS ELEMENTOS NECESARIOS
PERFORADORA:
permite pèrforar los documentos que se deseen legajar

2. GRAPADORA:
sirve para colocar ganchos a o grapas o grupos de documentos

3. GANCHOS LEGAJADORES:
sirven para asegurar los documentos perforadores en una car
peta

4. SACAGANCHOS:
es utilizado para extraer los ganchos adheridos a los documentos

5. SELLOS Y ALMOHADAS:
el sello sirve para estampar sobre pael grafico, dib
uho o un texto, la almohadilla almacena la tinta que se ha de utilizar en el sello

6.TIJERAS:
elemento utilizado para cortar papel.
LA ARCHIVISTICA INFORMATIVA
1. MEDIOS BASICOS: cuando alguno de los procedimientos convensacionales de informacion utilizan sifware, ejemplo contabilidad

2. MEDIOS SEMI-INTEGRADOS
la informacion de la oficina oempresa utiliza archivos informaticos que se relacionan unos con otros


3. MEDIOS INTEGRADOS:
la informacion que es soportada en papel se captura y se digitaliza, requiere de invension en hardware y de un sofware especializado que logre toda la integracion
CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS:

  • PROCEDIMIENTO GENERAL DE CLASIFICACIÓN:
  1. INSPECCIÓN: es la revisión minuciosa de cada documento que va con destino al archivo.
  2. CLASIFICACIÓN: consiste en determinar el titulo bajo el cual va ha archivarse el documento.
  3. MARCAR: es el procedimiento por el cual se indica definitivamente el titulo bajo el cual se archiva el documento.
  4. DISTRIBUIR: es la separación preliminar de los documentos siguiendo algún tipo de clasificación de manera que en el momento de archivarse dicha acción sea sistemática.
  5. ARCHIVAR: consiste en colocar los documentos en las carpetas respectivas de acuerdo con un plan determinado.
  • LOS TIPOS DE CLASIFICACIÓN QUE HAY SON:
  • NOMINATIVA
  • GEOGRÁFICA
  • NUMÉRICA
  • ALFANUMÉRICA
  • CRONOLÓGICA
CLASIFICACIÓN NOMINATIVA:
  1. CONCEPTO: se basa en ordenar la documentación atendiendo al nombre alfabético de empresa, cliente, institución ,personas.
  2. VENTAJAS: permite archivar y consultar con rapidez el archivo, los contenidos de las carpetas corresponden a una ordenación perfectamente lógica.
  3. DESVENTAJAS: es fácil que quede desordenado si lo utiliza mucha gente, la solución es encargar a una persona responsable del archivo.
  4. PROCESO:
  • INSPECCIONAR: revisar el documento que se va archivar.
  • CLASIFICAR: subrayar en el documento la palabra de orden ejemplo ( Martines Carlos Moreno Diaz & Cia ltda, etc)
  • MARCAR: marcar cada copia bajo el titulo del documento y el nombre del departamento donde se archiva cada copia.
  • DISTRIBUCIÓN: es distribuir los documentos en grupos y ordenarlos alfabéticamente para facilitar el proceso de archivar.
  • ARCHIVAR: colocar el documento en la carpeta restrictiva ordenándolo por fecha.
CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA:
  1. CONCEPTO: permite clasificar los documentos por su procedencia ordenándolos por países, estados, departamentos , provincias, ciudades.
  2. VENTAJAS: radica que es el mas indicado cuando la localización es lo fundamental dentro de un archivo , ademas se trata de un acceso directo.
  3. DESVENTAJAS: tienen el inconveniente de que las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y deben poseer tarjetero de guía.
  4. TARJETA DE GUÍA: se a de crear una tarjeta guia de acuerdo al area geografica , que la empresa cubre la cual puede ser nacional o internacional, e internamente se subdivide en función de la distribución política, estado , departamento, provincia las cuales se subdividen en ciudades como COLOMBIA : SANTANDER DEL SUR, CALDAS , NARIÑO.
  5. PROCESO:
  • INSPECCIONAR: revisar el documento que se va a archivar
  • CLASIFICAR: el origen geográfico por el cual se archiva.
  • MARCAR: si el documento posee varias copias, marcar cada copia bajo el titulo de la ubicación geográfica.
  • DISTRIBUCIÓN: separarlos por zonas, estados o departamentos, luego por municipios, localidades y ciudades.
  • ARCHIVAR: se archivara de acuerdo con los nombres relativos a uno u otro aspecto del asunto.